Offreren en calculeren in Excel

Veel bedrijven werken met Excel om voorcalculaties te berekenen. Maar het nacalculeren dat is lastiger: prijzen kloppen niet altijd of er is geen koppeling met andere systemen. Veel specialisten pleiten ervoor om toch te gaan calculeren in een ERP-systeem. Maar men wil snel een prijs kunnen afgeven. Met de door Prodist Software ontwikkelde Precal Business Components hoeft u deze keuze niet meer te maken.

U wilt in hoog tempo voorcalculaties maken. Daar is Excel een prima hulpmiddel voor. U kunt gebruik maken van een zelf ontwikkeld Excel-programma of soms stelt de brancheorganisatie er een beschikbaar. Versiebeheer is wel een uitdaging maar snel is het zeker. De offerte wordt vervolgens in Word gemaakt, al dan niet gekoppeld aan het Excel-programma. Nacalculeren en voorraadbeheer is wat lastiger, maar je kunt ook niet alles hebben. Dit tot ontzetting van het management, de accountant en de productieafdelingen, die de gemaakte brokken mogen opruimen, tenminste als ze het nog kunnen volgen. Veel met name klantordergestuurde bedrijven worstelen met deze situatie en zoeken naar oplossingen. Wellicht herkent u zich in één van de volgende situaties.

Praktijkvoorbeelden

Een bedrijf dat technisch onderhoud verricht voor grote chemiebedrijven gebruikt diverse branchespecifieke Excel-programma’s om tot een calculatie te komen. Helaas kan men slechts moeizaam achterhalen of de kosten en opbrengsten nog met elkaar in lijn zijn.

Een bedrijf dat regelsystemen levert calculeert in een zelf ontwikkeld Excel-calculatie programma. Wanneer de order doorgaat wordt vanwege de grote hoeveelheid werk een deel van de calculatie handmatig overgenomen in het orderadministratiesysteem. Calculeren gaat snel en werkt erg flexibel; nacalculeren is lastig, prijzen kloppen niet altijd.

Een toeleverancier aan de bouw calculeert in Excel; het maken van een calculatie kost dagen, omdat men gaat knippen en plakken vanuit een moedercalculatie waarin alle mogelijkheden zijn opgenomen. Het resultaat is zeer gedegen en gedetailleerd en men is in staat om zeer realistisch en concurrerend te offreren. Helaas, slechts een paar mensen weten hoe het systeem in elkaar zit en er is geen koppeling met de projectenadministratie.

Snel en goed

De vraag rond het calculeren en offreren speelt vaak een rol wanneer een bedrijf zijn informatievoorziening wil verbeteren. Het moet snel kunnen gebeuren, want de klant wacht. Aan de andere kant moet het wel goed gebeuren, omdat anders het risico bestaat van het afgeven van verkeerde prijzen.

Flexibiliteit versus integratie

Het grote voordeel van Excel is dat het zo flexibel is. De bediening is eenvoudig en men heeft grote vrijheid in de wijze van calculeren door middel van formules, keuzeboxen, Visual Basic-programmaatjes e.d. Daarnaast kan men het er gelikt uit laten zien. Het kost wel even tijd en onderhoud, maar je kunt het precies zo maken als je wilt. Het overnemen van gegevens naar de offerte in Word gaat gelukkig steeds gemakkelijker. Via een filestructuur op de server wordt ervoor gezorgd dat de calculaties op klantnaam terug te vinden zijn, voor degenen die de weg weten.

Roep om integratie

Vanuit het management wordt het als bezwaar aangegeven dat zij in de orderadministratie vaak informatie missen: wat is er nu precies aangeboden aan de klant en waar kunnen we dat vinden, de gegevens zijn niet bruikbaar voor de werkvoorbereiding en de inkoop en zeker niet voor de nacalculatie. Bovendien wordt alles wat maar los en vast zit gecalculeerd en aangeboden, zonder acht te slaan op wat er aan materialen en capaciteit beschikbaar is. Om over de in de calculatie gebruikte artikelen en artikelprijzen maar niet te spreken. Dit leidt vaak tot de roep om integratie: “we calculeren voortaan alleen nog maar in ons ERP-systeem!”.

Voordelen van calculeren in een geïntegreerd systeemGrote voordeel van calculeren binnen het ERP-systeem is dat men werkt binnen een gegeven kader: met bekende artikelen, met bekende productstructuren (stuklijsten) of projectstructuren, met de juiste prijzen, met de juiste uurtarieven en met de juiste omschrijvingen. Wijzigingen in het artikelbestand zijn direct bekend t.b.v. nieuwe calculaties: er worden geen zaken aangeboden die geblokkeerd of uitgefaseerd zijn. Bovendien biedt het systeem de mogelijkheid om de resulterende calculatie netjes op te slaan, zodanig dat hij snel door iedereen terug is te vinden. Waar eerst het Word-document de “offerte” was (opgeslagen in een map), wordt de offerte nu geregistreerd in het systeem en is het vanuit het systeem aangemaakte offertedocument nog slechts een “view” op deze offerte. De harde gegevens staan in het systeem en kunnen voor de orderfase gebruikt worden.

Niet in alle situaties

Waarom doen we dat niet gewoon? Dit laatste klinkt mooi en gestructureerd. Helaas bieden de meeste ERP-systemen niet de door de gebruikers gevraagde flexibiliteit en snelheid van werken. Het werken met formules en keuzeboxen is niet zomaar mogelijk, tenzij men gebruik gaat maken van een veel zwaarder middel: de Productconfigurator. De vormgeving wordt door het systeem bepaald en slechts in beperkte mate door de gebruiker. Belangrijkste is dat in het ERP-systeem alleen gecalculeerd kan worden binnen bepaalde randvoorwaarden: de gebruikte artikelen, structuren en uurtarieven moeten bekend zijn of eerst gedefinieerd worden en de logica van het systeem moet worden gevolgd; die hoeft niet altijd aan te sluiten bij wat men in Excel gewend is.

De juiste keuze is niet in zijn algemeenheid te maken. Precal Business Components maakt die keuze een stuk makkelijker.

Daarom Precal Business Components

Met Precal Business Components legt u een ERP-schil om uw Excel-programma. Alle ingebakken intelligentie in de gebruikte Excel-sheets blijft daar zitten. Om de simpele reden dat deze logica niet zomaar in een ERP-systeem aanwezig is. Alle voordelen van een gedegen ERP-systeem en de flexibiliteit van Excel. Geen dubbel werk of problemen met versiebeheer. Geen beperkingen opleggen aan het commerciële ondernemerschap.

U hebt een productiebedrijf in de maakindustrie, calculeert met Excel en hikt aan tegen de aanschaf van een ERP-systeem? Nodig ons uit en we laten u versteld staan. Zo krijgt u het beste van twee werelden.